債権回収

【例文あり】督促状の書き方や請求書、催促状との違いを5分で解説。

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日本の企業間取引では、商品やサービスを先に提供して代金を後から回収する掛け取引が一般的です。そのため、商品を販売して請求を出しているにも関わらず支払期日になっても実際に代金が支払われない、という事態も起こりえます。

 

その際に使用されるのが「督促状」です。この記事では督促状の説明と書き方のポイントについて解説します。

督促状とは?

督促状とは、催促状を送っても支払いがなかった場合に送る文書です。請求書に記載の期日までに支払いがないからといっていきなり督促状を送るのではなく、支払いを忘れていないかを電話で確認したり、再度支払期日を記した催促状を送ってもなお支払いがない場合に、より強制的な効力を持つ督促状を送ります。

請求書や催促状との違い

請求書とは提供した商品やサービスに対する代金を支払ってもらうために発行する書類です。どんな内容の取引に対していくら請求するのか、いつまでにどこに支払うのかなどを明確に記しておくことで、商品提供後に取引先と支払いトラブルが発生した場合などに取引の証拠となります。

  

そして、この請求書に記載されている期日までに代金の支払いがない場合にまず送るのが催促状です。取引先が支払いを忘れているだけ、請求書を紛失していた、などの理由も考えられるため、電話やメールで事前に確認したうえで再度請求書を同封し、早急に支払ってほしい旨を記載します。

  

催促状を送ったにもかかわらず、なお支払いをしてもらえない場合には督促状を送付します。取引先が支払いに応じなかった経緯や、さらに期日までに支払いがない場合は法的手段を取る可能性がある旨なども記載することになります。

督促状を送付するタイミング

催促状に記載した支払期限になっても入金や連絡が確認できない場合に、その期日から1週間程度経過したタイミングで督促状を郵送するのが一般的です。

 

先述の通り、督促状は最終的に法的手段を検討するという内容を盛り込むなど、長く付き合いのある取引先などに送るとなると少し躊躇するものです。なるべく送らないで済むように、期日が近くなったら電話やメールで知らせたり、こまめに連絡をして状況をヒアリングしたりしておくといいでしょう。

督促状の見本構成

督促状には、下記の内容を明記するようにしましょう。

・宛先

会社名のみの場合もありますし、担当部署や担当者名まで併記する場合もあります。一般的には会社名を宛先にする場合が多いようです。

・発行日と差出人

督促状は場合によっては複数回出すこともあります。取引先から問い合わせなどがあったときに、いつ発行した督促状なのかを分かりやすくするためにも、発行日は必ず明記しましょう。

・表題

「督促状」や「代金お支払いの件について」などと明記します。

・支払いを要求する文面

挨拶文などは不要で、用件から書き出します。請求内容に対してまだ支払いが確認できていない旨と、最終的な支払い期日を改めて通知します。

・督促の対象となっている取引の詳細や振込先

改めて通知が必要な場合は明記しましょう。請求書に管理番号などを振っている場合は、上記【支払いを要求する文面】の中に「〇月〇日付(請求番号●●●●)にてご請求いたしました商品代金について」などと入れてしまっても問題ありません。

・法的手段などの告知

最終的な期日までに支払いがなければ、法的手段を含めてしかるべき措置を取る旨を明記します。遅延損害金や延滞利息が発生する場合は、その費用が加算されるという内容を加えることもあります。

・入れ違いになった場合の謝罪

督促状を送ってしまった後に支払いがある可能性もあるので、入れ違いとなってしまった場合の謝罪文を最後に忘れずに明記しましょう。

督促状のテンプレート

自社で使用するテンプレートを作成して保存しておくと便利です。下記のような例文を参考に作成するといいでしょう。

督促状テンプレート

引用元:支払い督促 督促状 文例/例文と書き方

http://www.proportal.jp/links/tokusoku.htm

督促状を作成する際のポイント

督促状を送る場合でも、相手は今後も取引をする可能性があるという前提を忘れずに、丁寧で誠意ある文章を心がけましょう。取引先には支払う意思があっても何らかの事情があって支払いが遅れている場合もあります。そこで高圧的な印象を与えてしまうと今後の取引を続けることが難しくなる可能性もあるので、注意が必要です。

督促状でも入金がない場合は「内容証明郵便」で最終勧告

督促状を2度、3度送付しても支払いをしてもらえない場合や取引先と連絡が付かない場合は、内容証明郵便を利用した催告書の送付を検討しましょう。

 

内容証明郵便とは送付する手紙の内容を郵便局が証明するもので、配達証明もつければ相手方に配達されたことも証明されます。後々法的手続きを行うときには証拠として提出することができます。

 

内容証明郵便で送る書面は催告書と呼ばれ、これまでの対応とは違い今後法的手段をとることを前提として送られる文書です。送付することで取引先としての関係から紛争相手に変わってしまうので、催告書を送るかどうかの判断は慎重に行いましょう。

 

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まとめ

今回は督促状の書き方やポイントをご紹介しました。売掛金の回収ができるかどうかは、安定した事業運営を大きく左右します。督促状を送ることはもちろん必要ですが、せっかく時間をかけて丁寧に対応したとしても、結局回収できなければ本末転倒です。

 

URIHOのような代金回収を代行してもらえるサービスを活用すれば、未払いが発生しても余計な手間が発生しません。代金回収に課題を感じているのであれば、そうしたサービスの利用を検討してみるのも一つです。

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