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経営者のための契約書入門-秘密保持契約書の重要性

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秘密保持契約書とは?

他の企業との取引(たとえばシステムなどの委託契約、コンサルティング契約)や企業間で提携・協業してプロジェクトを進めるといった企業活動にあたって、自社の企業秘密を提供したり、逆に相手方企業から企業秘密の提示を受けたりする機会が多くなっています。

それにともなって、企業秘密の目的外利用・漏えいなどによる紛争が増えつつあります。また、何が企業秘密にあたるのかも企業によって定義が異なる場合もあります。

このような状況では、あらかじめ「秘密保持契約」を締結しておくことが重要です。これによって、相手方の企業秘密を用いたとしてクレームや損害賠償請求をされるリスクや、自社の企業秘密を漏えいされるなどのリスクを抑えておくことが可能です。

秘密保持契約書作成時の注意点

秘密保持契約はその多くが定型的なものですが、いくつか注意点が存在します。

(1)機密情報の定義

情報を開示する側と情報を受け取る側において、範囲や開示方法について取り決めておくことが必要です。原則として開示された情報を全て機密情報と定義するものもあれば、逆に「機密」などと明記したもののみを機密情報とする場合もあります。

いずれにしても、通常の秘密保持契約では、既に受け取る側が知っている情報・公表されている情報・独自に得た情報・第三者から知らされた情報などについては機密情報から除外されることが基本です。

(2)禁止行為

禁止行為としては、定められた目的外での利用(転用や流用も含まれます)や、従業員・委託先などを除く第三者への漏えいや開示を定めることが多いです。また、承諾のない複製を一切禁止する場合もあります。

なお、業務を進めるにあたって、情報を受け取っている側が従業員や委託先に対して機密情報を開示することも考えられます。

開示者側としては、開示が認められる対象者について限定的に規定しておくことも大切です。

(3)契約期間

秘密保持契約は、機密情報の提供行為が開始されるまでに締結することが望ましいです。

そして秘密保持契約期間については、前提となる取引や提携が終了した場合も目的外の使用が行われるリスクが高いことから、終了後も一定期間は秘密保持義務を存続させる場合が多いです。

ただし、永久あるいは不合理なほど長期間も存続させることは難しいので、開示した機密情報の内容・開示目的などによって合理的な期間が決まります。

通常は2~3年程度である場合が多いですが、当事者間かつ合理的な範囲内で明確に決めておくことが後日のトラブルの防止にもなります。

(4)その他

機密情報の漏えいなどがなされないように、情報を受け取る側に厳格に管理義務を課したり、取引や提携が終了した際の返却や廃棄について具体的に取り決めたりしておく場合が多いです。

まとめ

取引における通常の契約書だけでなく秘密保持契約書においても、あまりきめ細かく規定すると契約締結がストップしてしまいます。

秘密保持契約はメインというよりもサブの役割を果たす契約です。定型的なひな形などをベースとして、相手方との関係性を考慮しつつ、機密情報の内容や開示目的に照らして、最低限守るべき点と議論すべき点を整理しながら速やかに契約締結の交渉を行うことが望ましいでしょう。

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