以前「失敗しない請求書の書き方」についてご紹介しました。しかし注意に注意を重ねても、間違ってしまうことはあります。通常、書類でミスをした時、二重取り消し線を引いて訂正印を押しますよね。

みなさんは、請求書に訂正印をいくつまで押していますか？

現役でソフトウェア会社の経理を担当しているSさんに聞いてみたところ「答えはゼロです!!」とのこと。

今回は、どうして請求書には訂正印を押してはいけないのか、そしてミスをした場合はどうすればいいのかをご紹介します。

お金をいただく書類に間違いは許されない

前出のSさんによると、請求書というのはお金をもらうための書類であり、訂正印という概念はないそうです。間違えたら即、再発行が基本ルールなのだとか。

「お金をいただく書類にはミスはないというのが前提です。履歴書に訂正印を押さないのと同じです。」

これは見積書や納品書でも同じだそう。もちろん修正液や修正テープによる訂正も厳禁です。

書面は訂正を代表者等が承認・決裁している、ということを表しているので、訂正すること自体が非常識であり、企業の姿勢を疑われることもあるそうです。

それでも請求書の発行後にミスを見つけてしまった場合は、取引先にお詫びの連絡を入れてから、請求書の再発行をします。

その際は再発行したものだとわかるように、請求書に記入しておくのがマナーです。「再発行」スタンプを持っておくと便利かもしれませんね。

まとめ

訂正印は請求書・見積書・納品書ともに使用はNGで、基本は再発行がルールです。

これは請求書にかかわる情報すべてにおいて言えることです。

住所の変更でどうしても訂正印が必要になる場合などは例外としてあるようですが、その場合の訂正印は、社印など請求書を送るときに使っているものを使用することが望ましいでしょう。

それでもあくまで「再発行が原則」ですので、たとえ例外と思われる場合でも再発行することをルールとするのをおすすめします。