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失敗しない請求書の書き方

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「起業して初めて契約が決まったけれど、請求書ってどうすれば良いのだろう?」

今までは経理や事務の人が作ってくれていたので、いざ自分で作成するとなると分からないという声をよく耳にします。

正しく請求書を発行しなければ、代金を受け取ることができなくなる可能性もあります。

今回は、失敗しない請求書の書き方をお伝えします。

そもそも請求書の形式って法律で決まっているの?

フォーマットや形式などは法律で決まっていません。手書きやEメールであっても、請求書と書けば請求書なのです。

参考に国税庁のタックスアンサーを見てみると、下記5点を記載しましょうと推奨しているだけです。

(1)書類作成者の氏名又は名称(発行元・あなた)

(2)取引年月日

(3)取引内容

(4)取引金額(税込)※

(5)書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称(請求先・お客様)

※2019年10月1日から2023年9月30日までの間は、軽減税率制度実施前の請求書などの記載事項に、

(1)軽減税率の対象品目である旨                         

(2)税率ごとに合計した額

の2項目を加えることとされています。

(No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁より引用)

ただし、上記の5点以外にも請求書という条件を満たすために記載しておきたい項目はありますので、それらを次の節以降で確認していきましょう。

事前に確認しておかなければならない3つのこと

請求といっても、請求元の都合だけですべてを決められるわけではありません。下記のことは必ず請求先に確認をしておきましょう。

(1)請求日(発行日)

(2)請求金額および税込か税別か

(3)請求書の送付方法(手渡し、郵送、メール・PDF)

請求日については、「いつ送る(郵送やメールの場合)か」と「請求書に請求日(発行日)を何日として書くのか」は別ですので、わからない場合は素直に請求先に聞きましょう。

また、請求日とは別に支払日(入金期日)を設定することも多いと思います。

ただ、会社によっては「◯日までに届かないと次の支払日に支払えない」というルールがある場合もあり、請求書に記載する請求日によって入金日が決まってしまうこともあるので確認が必要です。

さらに、請求書の書き方とは関係ありませんが、入金がいつになるのかも聞いておきましょう。

これは取引の契約のことなので聞いても全く失礼ではありません。取引を始める前に「支払いサイトはどのようになっていますか?」と聞くと良いでしょう。

請求書にかかわるトラブルを防ぐためのチェックリスト

(1)請求書の発行日

(2)請求書番号/通番

(3)宛先:会社名・屋号、大きい会社宛の場合は担当者の部署や名前

(4)請求金額(税込で記載)

(5)請求側の会社名・住所・電話番号など

(6)請求側の会社捺印(相手が問題なければ画像の使用や省略も可能)

(7)商品名

(8)商品の金額

(9)消費税や源泉徴収など

(10)振込先・振込手数料(支払い方法や銀行口座名、振込手数料の取扱いなども確認)

以上の10点は、少しでも間違いや漏れがあるとトラブルに発展してしまうこともあります。

確認に確認を重ね、しっかりした請求書を作りましょう。

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