債権回収

【初心者必見】債権回収における内容証明の効果(テンプレート付き)

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債権回収においては、内容証明郵便(以下、「内容証明」とします)がよく用いられます。

 

内容証明は、売掛金等の債権を請求する場合だけでなく、契約解除通知などさまざまな局面で使われています。この内容証明郵便をうまく活用することで、債権回収の業務を効率的に進めることができます。

 

本記事では、内容証明の書き方や債権回収業務での活用方法について解説します。

 

内容証明とは

内容証明は、その名のとおり、

「どのような内容の文章を」

「いつ、誰が誰に対して送ったか」

という2点について、郵便局が客観的に証明してくれるというものです。

 

売掛代金等の債権回収のために利用する際には、一般的に内容証明郵便にプラスして「配達証明」というサービスも合わせて利用するケースが多くみられます。

配達証明とは

配達証明は、郵便局が、「いつ誰に」郵便物を配達しましたという証明をしてくれる制度です。郵便は送ったからといって必ず相手が受け取るものではありません。そのため、内容証明を送付したというだけでは相手に文書が届いたという証拠にはならないので注意しましょう。

 

内容証に配達証明を付けることで、文書が相手に届いている、という証拠を残すことができますので、内容証明と配達証明はセットで考えるようにしましょう。

内容証明の効果とメリット

merit

内容証明の一番のメリットは、債務者に対し、確実に督促がされたことを証明できる部分にあります。

 

もし、相手方から「そんな郵便は届いていない!」「郵便は届いたけれどそんな内容じゃなかった!」と言われてしまった場合、送付した側は内容や日付を立証することで正当性を主張する必要があります。

 

裁判まで発展した場合、内容証明で送付していれば確実にこれらを立証できますが、普通郵便しか送付していなければ立証は極めて難しくなってしまいます。そうすると、正当な手続きを踏んだことの客観的な証明ができず、送付側の主張が無効とされる場合もあります。

  

未然のトラブルを防いだり、裁判を有利に進めるためにも債権回収において内容証明は有効な手立てとなります。

債権者の「けん制」としても使える

また、内容証明による督促は、自らの意思を公的制度で表明するものになります。

 

そのため、内容証明郵便を送付された債務者は、「相手(債権者)は訴訟も考えているのかもしれない」と思わせることができます。

 

これによって相手の態度が軟化に転じることがあり、内容証明には、このように債務者への「けん制」としても効果があります。

遅延損害金も請求できる

また、債権の発生原因にもよりますが、内容証明郵便を送付することで請求した証拠を残しておき、遅延損害金も合わせて請求することが可能になります。

 

相手方としても、裁判で争って最終的に敗訴すれば遅延金を加算した金額の支払義務が生じるため、遅延損害金を請求することで、相手方にプレッシャーを与えて債権支払いを促すこともできます。

内容証明を送るタイミング

郵便

内容証明の書式は堅いので、少なからず受け手に対して心理的圧力を与える効果があります。

 

そのため、今後の付き合いを大切にしたい場合などは、関係を悪化させる可能性があり、内容証明を郵送するタイミングは慎重に見極める必要があります。

 

内容証明を送るタイミングや未入金発生時の督促の方法については、こちらの記事にて詳しくまとめています。

>【初心者必見】売掛金を回収するために知っておくべきことは?

内容証明(催告書)を書く時の注意点

内容証明(催告書)を書くうえでよく陥りやすい失敗は、

 

(1)書きたいことを詰め込みすぎてポイントがぼやける

(2)自分に不利な表現を記載して相手方に反論の余地を与えたり揚げ足をとられたりする

(3)強い勢いで書きすぎて誹謗中傷や不確実なことの断定に至ってしまう

 

といった点があります。

内容証明(催告書)の記載において最も重要なことは、「伝えるべき事実関係及び通知の内容を明瞭かつ端的に記載すること」です。これに気を付けるだけで、特に凝った表現を使うことなく十分に強い姿勢を示すことができます。

 

さらに、一度記載した内容証明は何度も推敲して、本当に事実関係に誤りがないか・揚げ足をとられる表現がないか・より的確な表現はないかなどを吟味する必要があります。

内容証明(催告書)の書き方のルール

内容証明郵便を利用するにあたり、郵送できる文章についてルールが存在しますので、こちらもきっちりと理解した上で内容証明に記載する文章を考えましょう。

 

【縦書きの場合】

1行20文字以内に対して26行以内、

【横書きの場合】

1行あたり13文字以内に対して1枚40行以内、または26字以内に対して20行以内

 

手書きでも可能ですが、間違えた際の修正等が手間であったり、文字数の計算がありますので、ワープロソフトやワードを使用することがオススメです。

内容証明(催告書)のテンプレート

自社で使用するテンプレートを保存しておくと便利です。下記のような例文を参考にしましょう。

催告書テンプレート

まとめ

内容証明郵便だけでは法的な効力はないですが、いざというときには裁判の証拠にもなるなど、多くのメリットがあります。

 

もし、内容証明が受け取り拒否もしくは無視されても対応策はありますので、状況に合わせて最適な手段を選択しましょう。また、債権回収はスピードが命と言っても過言ではありません。代金が未払いになった場合は、素早い対応を取ることがポイントとなります。

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