債権回収

債権回収における内容証明の効果

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債権回収においては、内容証明郵便(以下、「内容証明」とします)がよく用いられます。

内容証明は、売掛金等の債権を請求する場合だけでなく、契約解除通知などさまざまな局面で使われています。

内容証明は、その名のとおり、

・どのような内容の文章を、

・いつ、誰が誰に対して送ったか

という2点について、郵便局が客観的に証明してくれるというものです。

ただ、内容証明は普通の手紙等と郵送方式が異なるだけであり、それによって権利が生じたり、それのみで権利を証明できたりする、というような特殊な効力を持つものではありません。

実際に内容証明を利用する場面には、大きく分けて次の3つがあります。

(1)内容や日付が重要な意味を持つ場合

まず、内容や日付が重要な意味を持つ文書を出す場合に内容証明を使う必要があります。具体的には、債権の時効中断のための催告・相殺の通知・貸付金などにおける「期限の利益喪失」の通知などです。

もし、相手方から「そんな郵便は届いていない!」「郵便は届いたけれどそんな内容じゃなかった!」と言われてしまった場合、送付した側は内容や日付を立証することで正当性を主張する必要があります。

この際、内容証明で送付していれば確実にこれらを立証できますが、普通郵便しか送付していなければ立証は極めて難しくなってしまいます。そうすると、正当な手続きを踏んだことの客観的な証明ができず、送付側の主張が無効とされる場合もあります。

このように、内容証明はトラブルを未然に防ぐ証拠として意味を持ちます。

(2)確定日付が対抗要件になっている場合

次に、確定日付が対抗要件になっている場合も内容証明が用いられます。

たとえば、債務者以外の第三者に対して自分が債権者であることの証明をする際は「確定日付のある証書」が必要ですが、内容証明はその典型です。

(3)貸付金や売掛金の督促を行う場合

貸付金や売掛金を督促する場合については、証拠のためというよりも、債務者に対して心理的プレッシャーを与えるために用いられることが多くあります。

内容証明の書式は堅いので、少なからず受け手に対して心理的圧力を与える効果があるようです。

内容証明の書き方

最後に、内容証明における書き方のポイントを紹介します。

内容証明を書くうえでよく陥りやすい失敗は、

(1)書きたいことを詰め込みすぎてポイントがぼやける

(2)自分に不利な表現を記載して相手方に反論の余地を与えたり揚げ足をとられたりする

(3)強い勢いで書きすぎて誹謗中傷や不確実なことの断定に至ってしまう

といった点があります。

内容証明の記載において最も重要なことは、「伝えるべき事実関係及び通知の内容を明瞭かつ端的に記載すること」です。これに気を付けるだけで、特に凝った表現を使うことなく十分に強い姿勢を示すことができます。

さらに、一度記載した内容証明は何度も推敲して、本当に事実関係に誤りがないか・揚げ足をとられる表現がないか・より的確な表現はないかなどを吟味する必要があります。

もし不安な部分がある場合は、債権回収に詳しい企業や専門家に相談することをお勧めします。

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